App per organizzare le consegne: come ridurre ritardi e errori
Un’app per organizzare le consegne non dovrebbe limitarsi a mostrare sulla mappa dove si trova un fattorino. Per un ristorante o una pizzeria, organizzare bene il delivery significa coordinare tempi di preparazione, capacità della cucina, slot disponibili, carico dei rider, controllo dell’ordine al ritiro e informazioni destinate al cliente.
Molti ritardi, infatti, possono iniziare prima ancora che il fattorino salga sul mezzo. Se troppi ordini si concentrano nello stesso intervallo, se la cucina non riesce a rispettare i tempi previsti o se i rider disponibili hanno già raggiunto il proprio carico di consegne, il problema nasce a monte.
Per questo un sistema dedicato alle consegne deve aiutare a coordinare le diverse fasi del processo: ordine, preparazione, disponibilità dei fattorini, ritiro, tragitto e consegna al cliente.
Perché le consegne arrivano in ritardo anche quando i fattorini lavorano bene
Quando una consegna arriva tardi, è facile pensare immediatamente al traffico o al fattorino che ha impiegato troppo tempo. In realtà, il rider è soltanto l’ultimo anello di una catena iniziata molto prima.
Per esempio, se un ordine dovrebbe essere pronto alle 20:15 ma esce dalla cucina alle 20:30, il fattorino parte già con un ritardo accumulato nella fase precedente. Anche percorrendo la strada senza particolari problemi, recuperare completamente quel tempo può diventare difficile.
Una situazione simile si verifica quando vengono concentrate troppe consegne nella stessa fascia. La cucina può riuscire a preparare gli ordini, ma se i rider disponibili sono già impegnati si crea comunque un collo di bottiglia.
I ritardi possono quindi dipendere da diversi fattori:
- capacità produttiva non adeguata al numero di ordini concentrati nella fascia;
- troppi ordini previsti nello stesso intervallo;
- fattorini ancora impegnati nelle consegne precedenti;
- troppe consegne contemporanee affidate allo stesso rider;
- tempi di rientro non considerati nell’organizzazione;
- ordine non ancora pronto quando il fattorino arriva per il ritiro.
Organizzare il delivery significa quindi guardare il processo nel suo insieme, non cercare di recuperare il ritardo quando il rider è già per strada.
Cosa deve fare davvero un’app per organizzare le consegne
Un software per il delivery dovrebbe aiutare il locale a rispondere a una domanda apparentemente semplice: possiamo realmente gestire questo ordine nella fascia oraria proposta al cliente?
Per rispondere non basta conoscere la distanza tra ristorante e indirizzo di consegna. Bisogna considerare anche la capacità della cucina, gli ordini già programmati e la disponibilità dei fattorini.
Il flusso può quindi essere letto così:
ordine → preparazione → disponibilità rider → ritiro → viaggio → consegna
Quando queste fasi vengono organizzate separatamente, il personale è spesso costretto a compensare con telefonate, messaggi, controlli manuali e decisioni prese durante il servizio.
Un’app pensata per la gestione delle consegne deve invece fornire gli strumenti necessari per coordinare questi passaggi prima che il problema si presenti.
L’organizzazione della consegna comincia dalla cucina
Uno degli errori più comuni è considerare la gestione delle consegne come qualcosa che inizia nel momento in cui il fattorino prende in carico l’ordine. In realtà comincia quando viene stabilito quando l’ordine potrà essere preparato e consegnato.
Capacità produttiva e fasce orarie
Ogni ristorante ha una capacità produttiva limitata. Una pizzeria, per esempio, può preparare soltanto un determinato numero di pizze all’interno della stessa fascia. Lo stesso principio vale per una cucina che deve coordinare contemporaneamente sala, asporto e delivery.
Se continuano a essere proposti orari senza considerare gli ordini già previsti, aumenta il rischio di accumulare ritardi.
Un’app per la gestione delle consegne deve disporre di un planner nel quale viene impostata la capacità di forno o cucina per fascia oraria. Il sistema deve mostrare gli slot ancora disponibili e considera anche la disponibilità dei rider. L’obiettivo è evitare di proporre fasce che, in base alla capacità impostata e alla situazione delle consegne, risultano già sature.
Evitare che gli ordini si accumulino tutti nello stesso momento
Il problema non riguarda soltanto quanti ordini arrivano durante una serata, ma quando devono essere preparati e consegnati.
Per esempio, un determinato numero di ordini distribuito su un periodo più ampio può essere sostenibile, mentre la stessa quantità concentrata in pochi minuti può mettere sotto pressione cucina e fattorini. Organizzare gli slot permette di distribuire il lavoro in modo più coerente con la capacità impostata dal locale.
Assegnare le consegne senza sovraccaricare i fattorini
Anche con una cucina ben organizzata, le consegne possono accumulare ritardi se non viene considerata la reale disponibilità dei rider.
Velocissimo permette di impostare per ogni fattorino un numero massimo di consegne contemporanee e di monitorarne posizione, ordini in carico e tempi di rientro. In questo modo è più semplice evitare di sovraccaricare lo stesso rider, situazione che può generare ritardi a catena sugli ordini successivi. I fattorini ricevono inoltre le notifiche dei nuovi ordini e possono accettarli in funzione del carico previsto.
Organizzare zone, indirizzi e percorsi di consegna
Anche l’area servita deve essere configurata in modo coerente con l’organizzazione del locale. Consegna a domicilio non significa necessariamente consegnare ovunque.
Una zona molto estesa può aumentare i tempi di percorrenza e tenere impegnato un rider più a lungo, riducendone temporaneamente la disponibilità per gli ordini successivi.
Velocissimo permette di organizzare la geografia delle consegne e di impostare regole differenti per ciascuna area, come costo fisso, minimo d’ordine, eventuale consegna gratuita e tempo stimato.
Una volta presa in carico la consegna, il fattorino può utilizzare il navigatore integrato nell’app per raggiungere la destinazione. Non si tratta quindi soltanto di trovare la strada. L’area servita deve essere compatibile con il modello di delivery che il locale è realmente in grado di sostenere.
Controllare l’ordine prima che il fattorino parta
Una consegna arrivata puntualmente ma con un prodotto dimenticato rimane una consegna gestita male. Gli errori al ritiro sono particolarmente problematici perché spesso vengono scoperti quando il rider è già arrivato dal cliente.
A quel punto può essere necessario organizzare una seconda consegna o comunque dedicare altro tempo alla gestione del problema. Velocissimo prevede una checklist di ritiro attraverso la quale il fattorino può controllare ciò che è stato caricato prima della partenza.
È un passaggio semplice, ma importante: prima di lasciare il locale viene effettuato un controllo sull’ordine che sta per essere consegnato. Il sistema prevede inoltre una checklist finale nella fase di consegna. Organizzare bene il delivery significa quindi lavorare non soltanto sui tempi, ma anche sulla precisione del servizio.
Tracking e notifiche: organizzare significa informare anche il cliente
Quando il cliente non conosce lo stato del proprio ordine, può essere naturale contattare il locale per chiedere informazioni. Il problema è che queste richieste arrivano spesso proprio durante le fasce di maggiore attività.
Qualcuno deve interrompere ciò che sta facendo, identificare l’ordine e verificare a che punto si trova. Velocissimo permette al cliente di seguire lo stato dell’ordine, ricevere notifiche ai cambi di fase e, durante la consegna, seguire la posizione del fattorino.
Il tracking è utile anche dal punto di vista del locale. Monitorare la posizione e il tempo di rientro di un rider permette infatti di avere informazioni utili per organizzare il lavoro successivo.
Dalla presa in carico alla consegna: come dovrebbe funzionare il flusso
Quando il processo è ben organizzato, ogni fase prepara quella successiva.
- Arriva l’ordine.
Il planner mostra gli slot disponibili sulla base della capacità produttiva impostata e della disponibilità dei rider. - La cucina prepara l’ordine.
La preparazione deve essere coordinata con la fascia prevista per l’uscita. - Il fattorino riceve la richiesta.
Il rider riceve una notifica e può accettare l’ordine nel rispetto del carico massimo previsto. - L’ordine viene controllato prima della partenza.
La checklist permette di verificare ciò che è stato caricato. - Il rider raggiunge il cliente.
Il navigatore integrato supporta il tragitto verso la destinazione. - Il cliente segue l’avanzamento.
Stato dell’ordine, notifiche e tracking forniscono informazioni durante le diverse fasi. - La consegna viene completata.
Il rider effettua il controllo finale, chiude l’ordine e torna disponibile nel sistema per le consegne successive.
Visto in questo modo, il delivery non è una serie di attività isolate. È un processo nel quale un problema in una fase può influenzare quelle successive.
Gli errori più comuni nell’organizzazione delle consegne
Molti problemi del delivery non dipendono da situazioni eccezionali. Nascono da piccole inefficienze che si ripetono durante il servizio.
Uno degli errori principali è considerare separatamente capacità produttiva e disponibilità dei rider. Una fascia può essere sostenibile per la cucina ma non per le consegne, oppure viceversa.
Un altro problema è continuare a caricare lo stesso fattorino senza considerare gli ordini già presi in carico e i relativi tempi di rientro.
Anche il controllo prima della partenza può essere sottovalutato. Nelle ore di punta saltare una verifica può sembrare un modo per guadagnare qualche secondo, ma un prodotto dimenticato può richiedere molto più lavoro dopo.
Infine c’è la comunicazione con il cliente. Stato dell’ordine, notifiche e tracking possono evitare che l’unico modo per ottenere informazioni sia telefonare direttamente al locale.
Una buona organizzazione serve soprattutto a impedire che tanti piccoli problemi finiscano per sommarsi durante le fasce più impegnative.
Quali dati controllare per capire se le consegne sono organizzate bene
Utilizzare un’app non significa automaticamente avere un delivery ben organizzato. È importante anche osservare quello che succede durante il servizio.
Velocissimo mette a disposizione statistiche in cloud che comprendono, tra le altre informazioni, ordini consegnati in orario e tempo medio di consegna per fattorino. A fine giornata sono inoltre disponibili i conteggi dei rider con incassi e spese.
Questi dati possono essere utilizzati per individuare eventuali criticità operative. Se i tempi si allungano, per esempio, è utile capire in quale fase nasce il problema: preparazione, attesa del rider, tragitto o concentrazione eccessiva di ordini in determinate fasce. I numeri hanno valore soprattutto quando permettono di individuare dove intervenire.
Quando un ristorante ha davvero bisogno di un’app per organizzare le consegne
Non serve aspettare che il delivery diventi ingestibile. Ci sono alcuni segnali pratici.
I rider arrivano frequentemente mentre gli ordini non sono ancora pronti. I clienti telefonano spesso per sapere dove si trova la consegna. Alcuni fattorini accumulano troppi ordini contemporaneamente. Le stesse fasce orarie diventano regolarmente difficili da gestire. Gli errori vengono scoperti quando il rider è già partito.
Quando queste situazioni diventano ricorrenti, il problema non riguarda più la singola serata. È l’organizzazione del processo che può essere migliorata.
Un’app per la gestione delle consegne a domicilio diventa quindi particolarmente utile quando permette di coordinare elementi che altrimenti vengono trattati separatamente: capacità della cucina, slot, disponibilità dei rider, controllo al ritiro, tragitto e informazioni per il cliente.
Domande frequenti sulle app per organizzare le consegne
Come funziona un’app per organizzare le consegne?
Un’app per organizzare le consegne aiuta a coordinare le diverse fasi del delivery, dalla preparazione dell’ordine alla disponibilità dei fattorini, fino al ritiro e alla consegna al cliente. Velocissimo collega questo processo anche alla capacità di forno o cucina e agli slot disponibili.
Come organizzare i fattorini di un ristorante o di una pizzeria?
È utile conoscere quali rider sono disponibili, quali sono ancora impegnati, quando potranno rientrare e quante consegne possono gestire contemporaneamente. Velocissimo permette di impostare un carico massimo per fattorino e di monitorarne posizione e tempi di rientro.
Come evitare ritardi nelle consegne a domicilio?
La gestione del ritardo inizia prima della partenza del fattorino. È importante proporre slot coerenti con la capacità produttiva, considerare la disponibilità dei rider ed evitare di sovraccaricare le stesse fasce o gli stessi fattorini.
È possibile sapere dove si trova un fattorino durante la consegna?
Sì. Velocissimo permette al locale di monitorare posizione e tempi di rientro dei rider. Durante la consegna, anche il cliente può seguire la posizione del fattorino attraverso l’app.
Come evitare che un rider parta con un ordine incompleto?
Un controllo prima della partenza permette di intercettare eventuali dimenticanze. Velocissimo prevede una checklist di ritiro per verificare ciò che è stato caricato e una seconda checklist nella fase conclusiva della consegna.